Show download pdf controls
  • Những hồ sơ cần lưu giữ

    Trong năm tài khóa, quý vị sẽ nhận được các tài liệu quan trọng để thực hiện nghĩa vụ thuế của mình, chẳng hạn như tóm tắt thanh toán và biên nhận, các hóa đơn và hợp đồng.

    Để biết vắn tắt về thông tin này ở định dạng poster, hãy xem Những hồ sơ cần lưu giữ - sắp xếp hợp lý hồ sơ

    Trong trang này:

    Lưu giữ hồ sơ

    Hồ sơ thường là một biên nhận từ nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Biên nhận phải thể hiện:

    • tên của nhà cung cấp
    • số tiền chi tiêu
    • đặc điểm của hàng hóa hoặc dịch vụ
    • ngày thanh toán chi tiêu
    • ngày hoàn thành văn bản

    Quý vị cần giữ những khoản này trong năm năm kể từ khi quý vị nộp tờ khai thuế trong trường hợp chúng tôi yêu cầu quý vị chứng minh các yêu cầu của mình.

    Những hồ sơ quý vị cần lưu giữ gồm:

    • các bản tóm tắt tiền trả, gồm cả của chủ lao động của quý vị và Bộ Dịch vụ Nhân sinhbảng sao kê từ ngân hàng của quý vị và tổ chức tài chính khác thể hiện tiền lời quý vị kiếm được
    • tờ tường trình cổ tức
    • bản tóm tắt từ các quỹ đầu tư được quản lý
    • biên nhận hoặc hóa đơn mua bán thiết bị hoặc tài sản
    • biên nhận hoặc hóa đơn cho các yêu cầu chi phí và sửa chữa
    • hợp đồng
    • hồ sơ người thuê và cho thuê.

    Nếu tổng số yêu cầu của quý vị cho các chi phí liên quan đến công việc là hơn 300 AUD thì quý vị phải có bằng chứng bằng văn bản để chứng minh cho yêu cầu của mình.

    Nếu quý vị có một tài sản vốn - chẳng hạn như một tài sản đầu tư, cổ phiếu hoặc đầu tư quỹ được quản lý - hãy bắt đầu lưu giữ hồ sơ ngay lập tức vì quý vị có thể phải trả thuế tài sản gia tăng nếu quý vị bán tài sản trong tương lai. Việc lưu giữ hồ sơ từ đầu sẽ đảm bảo quý vị không phải trả nhiều thuế hơn mức cần thiết.

    Nếu quý vị đang yêu cầu khoản chi phí đối với một tài sản bị khấu hao mà quý vị đã sử dụng cho công việc như máy tính xách tay, quý vị phải giữ biên nhận mua hàng và lịch trình khấu hao hoặc chi tiết về cách quý vị tính toán yêu cầu khấu hao sản phẩm của mình trong 5 năm sau lần yêu cầu cuối cùng của quý vị. Chúng tôi có thể đề nghị quý vị cho chúng tôi xem hồ sơ trong 5 năm, cho nên quý vị cần phải có đủ bằng chứng để hỗ trợ cho yêu cầu của mình.

    Tài liệu của quý vị phải viết bằng tiếng Anh trừ khi quý vị chịu các khoản chi phí bên ngoài nước Úc.

    myDeductions

    Hồ sơ quý vị lưu giữ không cần phải ở dạng giấy tờ. myDeductions là một công cụ lưu giữ hồ sơ bằng kỹ thuật số giúp quý vị dễ dàng theo dõi hồ sơ của mình.

    Các hồ sơ được thực hiện và lưu giữ điện tử được công nhận là tài liệu, bao gồm hình ảnh biên nhận của quý vị.

    Những người kinh doanh cá thế có các vấn đề đơn giản cũng có thể sử dụng nó để theo dõi lợi tức và chi tiêu doanh nghiệp của mình.

    Quý vị có thể tải lên các hồ sơ đã hoàn thành của mình từ công cụ myDeductions và điền trước tờ khai myTax của quý vị. Nếu quý vị sử dụng một đại diện thuế đã đăng ký thì quý vị có thể gửi email hồ sơ của quý vị trực tiếp cho họ.

    Công cụ myDeductions cho phép quý vị lưu giữ hồ sơ bằng kỹ thuật số tại cùng một chỗ trong năm lợi tức đối với:

    • tất cả các chi phí liên quan đến công việc (bao gồm cả các chuyến đi bằng xe hơi)
    • khấu trừ tiền lời và cổ tức
    • quà biếu hoặc tiền quyên góp
    • chi phí quản lý các vấn đề thuế
    • các chi phí kinh doanh cá thể và lợi tức kinh doanh
    • các khoản khấu trừ khác.

    Xem:

    Video này cho quý vị thấy việc lưu giữ hồ sơ bằng myDeductions thật dễ dàng.

    Media: [Làm thế nào để bổ sung và rà soát các khoản khấu trừ trong myTax]
    http://tv.ato.gov.au/ato-tv/media?v=bd1bdiuboi3ynb External Link(Thời lượng: 2:53)

    Xem thêm:

    Các ngoại lệ trong việc lưu giữ hồ sơ

    Các ngoại lệ trong lưu giữ hồ sơ nhằm để đơn giản hóa mọi việc - chúng không cho phép quý vị yêu cầu một khoản khấu trừ tự động.

    Trong một số trường hợp, quý vị có thể không cần biên nhận, nhưng quý vị vẫn cần phải chứng minh được quý vị đã tiêu tiền và cách quý vị tính toán yêu cầu khấu trừ.

    Nếu quý vị không thể lấy được biên nhận từ nhà cung cấp thì quý vị vẫn có thể yêu cầu khoản khấu trừ. Bằng chứng về các chi phí của quý vị có thể bao gồm bảng sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cho biết số tiền đã được thanh toán, thời điểm và ai được trả cũng như các tài liệu khác nêu rõ đặc điểm của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.

    Nếu quý vị trả tiền mặt cho nhà cung cấp và không có tài liệu nào khác để hỗ trợ cho yêu cầu của quý vị, quý vị sẽ không có đủ bằng chứng để yêu cầu khấu trừ.

    Các quy tắc lưu giữ hồ sơ cho các chi phí liên quan đến công việc

    Nếu quý vị yêu cầu các khoản khấu trừ liên quan đến công việc, quý vị phải có hồ sơ hoặc có thể chỉ ra cách tính toán các yêu cầu của mình.

    Quy tắc lưu giữ hồ sơ cụ thể áp dụng cho các chi phí liên quan đến công việc nhất định. Các chi phí bao gồm:

    Hồ sơ chi phí xe hơi

    Những giấy tờ quý vị cần lưu giữ

    Nếu quý vị sử dụng phương thức cent trên mỗi kilomet thì quý vị không cần biên nhận nhưng vẫn có khả năng chúng tôi sẽ yêu cầu quý vị chỉ ra cách tính số kilomet phục vụ công việc.

    Nếu quý vị sử dụng phương thức ghi sổ theo dõi thì yêu cầu của quý vị phải dựa trên tỷ lệ phần trăm sử dụng cho công việc của chiếc xe quý vị đang dùng. Quý vị cũng phải giữ:

    • biên nhận gốc cho tất cả các chi phí cho xe hơi.
    • chi tiết về cách thức quý vị tính toán yêu cầu khấu hao giá trị chiếc xe của quý vị, bao gồm cả tuổi thọ và phương pháp được sử dụng.

    Nếu yêu cầu của quý vị liên quan đến việc vận chuyển các công cụ và thiết bị cồng kềnh, quý vị sẽ cần lưu giữ hồ sơ:

    • tất cả các mặt hàng phục vụ công việc đã vận chuyển
    • kích thước và trọng lượng của tất cả các mặt hàng phục vụ công việc
    • bằng chứng cho thấy các mặt hàng được chở là cần thiết cho công việc của quý vị
    • bằng chứng cho thấy chủ lao động của quý vị không cung cấp chỗ lưu giữ an toàn tại nơi làm việc.

    Sổ theo dõi của quý vị sẽ có hạn trong vòng 5 năm, nhưng quý vị có thể bắt đầu ghi sổ theo dõi mới tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu việc sử dụng xe cho công việc của quý vị thay đổi thì quý vị cần lập một sổ theo dõi mới.

    Quý vị có thể yêu cầu khoản chi phí xăng dầu dựa trên các biên nhận thực tế hoặc quý vị có thể ước chừng dựa trên số kilomet trên đồng hồ công tơ mét từ thời điểm bắt đầu đến kết thúc sử dụng xe đó trong năm.

    Xem thêm:

    Hồ sơ chi phí di chuyển

    Những giấy tờ quý vị cần lưu giữ cho các chi phí liên quan đến việc di chuyển phục vụ công việc phụ thuộc vào:

    • phụ cấp di chuyển của quý vị có được thể hiện trên bản tóm tắt thanh toán của quý vị hay không
    • chuyến đi của quý vị là ở trong nước hay nước ngoài
    • độ dài của chuyến đi và nghề nghiệp của quý vị.

    Hồ sơ di chuyển mà quý vị nên lưu giữ bao gồm:

    • nhật ký hoặc hành trình di chuyển, nếu chuyến đi của quý vị từ sáu đêm trở lên
    • biên nhận cho tất cả các bữa ăn, vé máy bay, chỗ ở, bãi đậu xe và phí cầu đường
    • giải thích xem chuyến đi có liên quan đến công việc như thế nào, số đêm và địa điểm mà quý vị ngủ xa nhà.

    Nếu trợ cấp di chuyển của quý vị được thể hiện trên bản tóm tắt thanh toán hoặc tờ tường trình lợi tức của quý vị và quý vị muốn đưa ra yêu cầu hoàn lại khác với những giấy tờ trên thì quý vị phải đưa ra bằng chứng bằng văn bản đối với toàn bộ số tiền, chứ không phải chỉ có phần vượt quá số tiền hợp lý.

    Xem thêm:

    Hồ sơ chi phí quần áo, giặt là và giặt khô

    Quý vị cần giữ biên nhận để yêu cầu cho các khoản mua quần áo phục vụ công việc, quần áo bảo hộ hoặc các loại đồng phục duy nhất và đặc biệt.

    Để yêu cầu khoản khấu trừ cho việc giặt là quần áo phục vụ cho công việc đặc thù, quần áo bảo hộ hoặc đồng phục duy nhất và đặc biệt thì quý vị phải giữ lại các chi tiết cách thức tính toán yêu cầu của mình.

    Nếu quý vị sử dụng dịch vụ giặt khô quần áo, quý vị cần giữ biên nhận.

    Quý vị không cần phải giữ biên nhận nếu yêu cầu giặt là của quý vị dưới 150 AUD. Tuy nhiên, quý vị vẫn phải sẵn sàng chỉ ra được cách quý vị tính toán yêu cầu của mình.

    Xem thêm:

    Hồ sơ chi phí điện thoại và internet

    Để yêu cầu khấu trừ hơn 50 AUD, quý vị phải:

    • giữ hóa đơn điện thoại và internet của quý vị trong thời gian đại diện bốn tuần trong từng năm lợi tức
    • chứng minh nó liên quan đến công việc ra sao.

    Khoản thì hãy đánh dấu tất cả các cuộc gọi liên quan đến công việc của quý vị trong khoảng thời gian bốn tuần đại diện, thống kê này sau đó có thể được áp dụng cho toàn bộ thời gian.

    Nếu việc sử dụng điện thoại và internet của quý vị dành cho cả việc riêng và công việc thì quý vị sẽ cần xác định phần chi phí liên quan đến công việc. Quý vị chỉ có thể yêu cầu khoản khấu trừ cho phần liên quan đến công việc.

    Nếu quý vị có gói cước điện thoại thì quý vị có thể giữ lại nhật ký trong khoảng thời gian bốn tuần đại diện cho biết mức độ thường xuyên quý vị sử dụng mỗi dịch vụ cho công việc. Mô hình sử dụng cho công việc này sau đó có thể được áp dụng cho toàn bộ thời gian làm việc.

    Để xác định việc sử dụng phục vụ cho công việc của quý vị, quý vị có thể ghi lại:

    • việc sử dụng internet - như thời gian quý vị sử dụng hoặc dữ liệu được sử dụng cho mục đích công việc so với việc sử dụng cá nhân của quý vị và của tất cả các thành viên trong gia đình quý vị
    • việc sử dụng điện thoại - số lượng cuộc gọi cho mục đích công việc tính theo phần trăm tổng số cuộc gọi hoặc lượng thời gian dành cho cuộc gọi phục vụ cho công việc tính theo phần trăm tổng số cuộc gọi của quý vị.

    Xem thêm:

    Hồ sơ chi phí làm việc tại nhà

    Khi yêu cầu chi phí vận hành cho văn phòng tại nhà của quý vị (chẳng hạn như điện và thiết bị văn phòng tại nhà), các loại hồ sơ quý vị cần giữ tùy thuộc vào điều kiện làm việc tại nhà và phương pháp quý vị sử dụng để nêu ra yêu cầu.

    Nếu quý vị đang sử dụng phương pháp tỷ lệ cố định (52c mỗi giờ kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2018), hãy ghi lại số giờ thực tế quý vị đã làm việc ở nhà trong năm hoặc ghi nhật ký trong khoảng thời gian bốn tuần đại diện để chỉ ra mô hình làm việc tại nhà thông thường của quý vị.

    Nếu quý vị đang yêu cầu các khoản chi phí thực tế quý vị đã phải chịu, hãy giữ biên nhận cho các mục mà quý vị sẽ yêu cầu hoàn lại toàn bộ (ví dụ: biên nhận văn phòng phẩm hoặc hóa đơn điện và gas).

    Xem thêm:

    Hồ sơ chi phí tự học

    Quý vị phải giữ biên nhận cho tất cả các chi phí tự học, bao gồm học phí, sách giáo khoa, văn phòng phẩm và chi phí di chuyển.

    Quý vị cũng phải sẵn sàng giải thích được khóa học liên quan trực tiếp đến việc làm của quý vị tại thời điểm học ra sao.

    Nếu quý vị đang yêu cầu hoàn lại một phần của tài sản khấu hao mà quý vị đã sử dụng để tự học - ví dụ như máy tính xách tay thì quý vị phải giữ biên nhận và lịch trình khấu hao hoặc chi tiết về cách quý vị tính toán yêu cầu liên quan đến khấu hao giá trị.

    Xem thêm:

    Hồ sơ cần thiết cho các tài sản khấu hao

    Một số mặt hàng, như máy tính hoặc xe hơi, có vòng đời (tuổi thọ sử dụng) giới hạn và có khả năng sẽ khấu hao theo thời gian hoặc giảm giá trị.

    Quý vị phải giữ các biên nhận và phải có khả năng chứng minh:

    • ngày đầu tiên quý vị bắt đầu sử dụng tài sản để phục vụ công việc
    • tuổi thọ sử dụng của tài sản (thời gian một tài sản có thể được sử dụng trong bao lâu). Nếu quý vị không chấp nhận tuổi thọ sử dụng do chúng tôi xác định thì quý vị sẽ cần chứng minh cách quý vị tính toán tuổi thọ sử dụng
    • phương pháp được sử dụng để tính toán khấu hao giá trị
    • cách quý vị đã tính tỷ lệ sử dụng cho công việc

    Xem thêm:

      Last modified: 15 Aug 2019QC 59908