Show download pdf controls
  • Những hồ sơ cần lưu giữ

    Quý vị cần giữ những hồ sơ trong năm năm (ở hầu hết các trường hợp) kể từ khi quý vị nộp tờ khai thuế. Hồ sơ có thể bao gồm bản sao kê lợi tức, tổng kết thanh toán và biên lai. Quý vị sẽ nhận được các tài liệu quan trọng để thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm lợi tức.

    Để biết vắn tắt về thông tin này ở định dạng áp phích, hãy xem Những hồ sơ cần lưu giữ - sắp xếp hợp lý hồ sơ (PDF, 894KB)This link will download a file.

    Trong trang này:

    Tầm quan trọng của lưu giữ hồ sơ

    Lưu hồ sơ tốt giúp cho quý vị và cố vấn thuế của quý vị:

    • cung cấp bằng chứng lợi tức và khoản chi của quý vị
    • chuẩn bị khai thuế
    • đảm bảo rằng quý vị có thể yêu cầu được trả tất cả các khoản quý vị đủ tư cách nhận
    • chứng thực thông tin quý vị cung cấp trong hồ sơ thuế (trong trường hợp chúng tôi yêu cầu)
    • giảm rủi ro kiểm toán và điều chỉnh thuế
    • nâng cao liên lạc với chúng tôi
    • giải quyết các vấn đề liên quan đến tranh chấp về đánh giá và điều chỉnh của quý vị
    • tránh khả năng bị phạt.

    Giữ hồ sơ tốt giúp giảm chi phí quản lý các vấn đề thuế của quý vị. Nếu quý vị sử dụng cố vấn thuế, quý vị có thể giảm thời gian họ dành ra để phân loại và chuẩn bị hồ sơ của quý vị. Điều này sẽ cho họ thêm thời gian để đảm bảo quý vị đòi được các khoản quý vị đủ tư cách.

    Xem thêm:

    Làm thế nào để lưu trữ hồ sơ

    Thông thường, quý vị cần giữ lại các giấy tờ bằng chứng trong vòng 5 năm kể từ ngày quý vị nộp tờ khai thuế của mình.

    Một số trường hợp cụ thể hơn. Nếu quý vị:

    • yêu cầu khấu trừ cho khấu hao giá trị của tài sản đang mất giá - lưu hồ sơ trong 5 năm kể từ ngày cuối cùng quý vị yêu cầu khấu trừ khấu hao giá trị
    • mua hoặc xử lý tài sản - lưu giữ hồ sơ trong 5 năm sau khi chắc chắn rằng không có sự kiện thuế thu nhập vốn (CGT) nào có thể xảy ra
    • đang tranh chấp với chúng tôi - giữ hồ sơ tính từ ngày sau của một trong hai trường hợp    
      • 5 năm kể từ ngày quý vị nộp tờ khai thuế của mình
      • 5 năm kể từ ngày tranh chấp được giải quyết.
       

    Định dạng của hồ sơ

    Quý vị có thể giữ hồ sơ của mình ở định dạng giấy hoặc kỹ thuật số. Nếu quý vị làm bản sao giấy hoặc bản kỹ thuật số, chúng phải là bản sao y bản chính và rõ ràng.

    Chúng tôi khuyến nghị quý vị nên giữ một bản sao lưu tất cả các hồ sơ kỹ thuật số của mình.

    Tài liệu của quý vị phải viết bằng tiếng Anh trừ khi quý vị chịu các khoản chi phí bên ngoài nước Úc.

    Nếu quý vị yêu cầu các khoản khấu trừ, quý vị phải có hồ sơ chỉ ra cách tính toán các yêu cầu của mình. Hồ sơ thường là một biên nhận từ nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Biên nhận phải thể hiện:

    • tên của nhà cung cấp
    • số tiền chi tiêu
    • đặc điểm của hàng hóa hoặc dịch vụ
    • ngày thanh toán chi tiêu
    • ngày hoàn thành văn bản.

    Ví dụ những hồ sơ cần lưu giữ

    Ví dụ những hồ sơ cần lưu giữ bao gồm:

    • tường trình lợi tức hoặc tổng hợp thanh toán từ tất cả các chủ lao động của quý vị và Services Australia
    • bảng sao kê từ ngân hàng của quý vị và tổ chức tài chính khác thể hiện tiền lời quý vị kiếm được trong năm lợi tức
    • tờ tường trình cổ tức
    • bản tóm tắt từ các quỹ đầu tư được quản lý
    • biên nhận hoặc hóa đơn mua bán thiết bị hoặc tài sản
    • biên nhận hoặc hóa đơn cho các yêu cầu chi phí và sửa chữa
    • hợp đồng
    • hồ sơ người thuê và cho thuê.

    Nếu tổng số yêu cầu của quý vị cho các chi phí liên quan đến công việc là hơn 300 AUD thì quý vị phải có bằng chứng bằng văn bản để chứng minh cho yêu cầu của mình.

    Nếu quý vị có một tài sản vốn - chẳng hạn như một tài sản đầu tư, cổ phiếu hoặc đầu tư quỹ được quản lý - hãy bắt đầu lưu giữ hồ sơ ngay lập tức vì quý vị có thể phải trả thuế tài sản gia tăng nếu quý vị bán tài sản trong tương lai. Việc lưu giữ hồ sơ từ đầu sẽ đảm bảo quý vị không phải trả nhiều thuế hơn mức cần thiết.

    Nếu quý vị đang yêu cầu khoản chi phí đối với một tài sản bị khấu hao mà quý vị đã sử dụng cho công việc như máy tính xách tay, quý vị phải lưu trữ hồ sơ trong vòng 5 năm kể từ ngày nộp yêu cầu lần cuối, bao gồm hoặc:

    • biên lai mua hàng và một lịch trình khấu hao
    • chi tiết về cách thức quý vị tính toán yêu cầu khấu hao giá trị.

    Chúng tôi có thể đề nghị quý vị cho chúng tôi xem hồ sơ trong 5 năm, cho nên quý vị cần phải có đủ bằng chứng để hỗ trợ cho yêu cầu của mình.

    Xem thêm:

    Công cụ trữ hồ sơ myDeductions

    Hồ sơ quý vị lưu giữ không cần phải ở dạng giấy tờ. myDeductions là một công cụ lưu giữ hồ sơ bằng kỹ thuật số giúp quý vị dễ dàng theo dõi hồ sơ của mình.

    Chúng tôi công nhận các hồ sơ được quý vị lưu giữ điện tử là tài liệu, bao gồm hình ảnh biên nhận của quý vị.

    Những người kinh doanh cá thế có các vấn đề đơn giản cũng có thể sử dụng nó để theo dõi lợi tức và chi tiêu doanh nghiệp của mình.

    Quý vị có thể tải lên các hồ sơ của mình từ công cụ myDeductions và điền trước tờ khai myTax của quý vị. Nếu quý vị sử dụng một đại diện thuế đã đăng ký thì quý vị có thể gửi email hồ sơ của quý vị trực tiếp cho họ.

    Công cụ myDeductions cho phép quý vị lưu giữ hồ sơ bằng kỹ thuật số tại cùng một chỗ trong năm lợi tức đối với:

    • tất cả các chi phí liên quan đến công việc (bao gồm cả các chuyến đi bằng xe hơi)
    • khấu trừ tiền lời và cổ tức
    • quà biếu hoặc tiền quyên góp
    • chi phí quản lý các vấn đề thuế
    • chi phí kinh doanh cá thể và lợi tức kinh doanh
    • các khoản khấu trừ khác.

    Watch: A quick demonstration of myDeductions

     

    Xem thêm:

    Các ngoại lệ trong việc lưu giữ hồ sơ

    Các ngoại lệ trong lưu giữ hồ sơ nhằm để đơn giản hóa mọi việc - chúng không cho phép quý vị yêu cầu một khoản khấu trừ tự động.

    Trong một số trường hợp, quý vị có thể không cần biên nhận, nhưng quý vị vẫn cần phải chứng minh được quý vị đã tiêu tiền và cách quý vị tính toán yêu cầu khấu trừ.

    Nếu quý vị không thể lấy được biên nhận từ nhà cung cấp thì quý vị vẫn có thể yêu cầu khoản khấu trừ nếu chúng tôi hài lòng rằng bản chất và chất lượng của bằng chứng cho thấy quý vị đã chi tiền và đủ tư cách yêu cầu khấu trừ. Bằng chứng về các chi phí của quý vị có thể bao gồm bảng sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cho biết số tiền đã được thanh toán, thời điểm và ai được trả cũng như các tài liệu khác nêu rõ đặc điểm của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.

    Nếu quý vị trả tiền mặt cho nhà cung cấp và không có tài liệu nào khác để hỗ trợ cho yêu cầu của quý vị, quý vị sẽ không có đủ bằng chứng để yêu cầu khấu trừ.

    Mất hoặc bị huỷ hồ sơ

    Nếu hồ sơ của quý vị vô tình bị mất hoặc bị phá hủy, chẳng hạn như trong một vụ trộm hoặc một thảm họa, quý vị có thể yêu cầu khấu trừ một số chi phí nhất định. Nếu quý có thể hoặc:

    • cung cấp một bản sao đầy đủ của hồ sơ bị mất hoặc bị huỷ
    • cho chúng tôi biết rằng quý vị đã thực hiện các biện pháp phòng ngừa hợp lý để ngăn ngừa mất mát hoặc phá hủy và không thể có được một bản sao của hồ sơ.

    Xem thêm:

      Last modified: 26 Jul 2021QC 59908