افهم المفاهيم الأساسية بشأن الاحتفاظ بالسجلات لعملك التجاري الصغير.
على هذه الصفحة
- لماذا الاحتفاظ بالسجلات
- ما يتطلبه القانون
- كيفية الاحتفاظ بالسجلات
- سجلات الأعمال التي ينبغي عليك الاحتفاظ بها
- السجلات الأخرى التي قد يتوجب عليك الاحتفاظ بها
- أداة تقييم حفظ السجلات
- طلب المشورة أو المساعدة
لماذا الاحتفاظ بالسجلات
إنّ الاحتفاظ بسجلات دقيقة وكاملة مطلوب قانوناً. كما أنه ضروري لأيّ شخص في الأعمال التجارية، لأنّه يسهّل التالي:
- إدارة التدفق النقدي الخاص بك
- الوفاء بالتزاماتك الضريبية
- فهم أداء عملك التجاري.
ما يتطلبه القانون
بموجب القانون، فيجب على السجلات الخاصة بك أن:
- توضح جميع المعاملات
- أن تكون مكتوبة (إمّا إلكترونية أو ورقية)
- أن تكون باللغة الإنجليزية، أو أن تكون بشكل يسهل ترجمته.
- أن يتم الاحتفاظ بها لخمس سنوات (قد يتوجب الاحتفاظ ببعض السجلات لفترة أطول).
وإذا لم تقم بالاحتفاظ بالسجلات الصحيحة، فقط تتعرض لغرامات مالية، أو قد يطلب منك استكمال دورة حول الاحتفاظ بالسجلات (أو كلاهما).
كيفية الاحتفاظ بالسجلات
تستطيع الاحتفاظ بالفواتير وسجلات المدفوعات وغيرها من سجلات المعاملات التجارية بشكل إلكتروني أو ورقي.
سيساعدك الاحتفاظ بالسجلات على أداء أنشطة عملك التجاري اليومية، وعلى الوفاء بالتزاماتك الضريبية والتزامات ادخارك التقاعدي.
وباستخدام برمجية حفظ السجلات الإلكترونية المناسبة، فيمكنك القيام بالتالي:
- مطابقة المبالغ بشكل آلي وتقديم تقارير جاهزة
- إصدار الفواتير والملخصات والتقارير لأغراض ضريبة السلع والخدمات (GST) وضريبة الدخل
- البقاء على اطلاع على أحدث المعدلات الضريبية والقوانين والأحكام الضريبية
- الإبلاغ عن معلومات معينة لنا على الإنترنت
- الحفظ على مساحة تخزين مادية
- حفظ نسخ احتياطية من السجلات في حالات الفيضانات أو الحرائق أو السرقة.
إذا كنت تنوي استخدام مسؤول حسابات أو محاسب، فاحصل على مشورته حول أفضل نظام بالنسبة لك - اختر النظام الذي تستطيع فهمه وتشغيله بسهولة.
سجلات الأعمال التي ينبغي عليك الاحتفاظ بها
يجب عليك الاحتفاظ بالسجلات لمساعدتك على تجهيز بيان النشاط التجاري (BAS) الخاص بك، وتجهيز عائدك الضريبي السنوي، وللوفاء بالالتزامات الضريبية الأخرى. تأكد من احتفاظك بالسجلات المدرجة أدناه.
سجلات الدخل والمبيعات
احتفظ بسجلات جميع معاملات الدخل والمبيعات، ومن ضمنها:
- فواتير الضرائب
- دفاتر الإيصالات
- أشرطة آلات تسجيل المدفوعات النقدية
- سجلات المبيعات النقدية والرقمية.
سجلات النفقات أو المشتريات
احتفظ بسجلات جميع نفقات العمل التجاري، ومن ضمنها المشتريات النقدية. وقد تشمل السجلات التالي:
- الإيصالات
- فواتير الضرائب
- إيصالات دفاتر الشيكات
- قسائم بطاقات الائتمان
- مفكرات تسجيل النفقات النقدية النثرية.
وإذا اشتريت شيئاً ما لعملك التجاري، ولكنك كنت تستخدمه أحياناً لاستخدام شخصي، فيجب عليك أيضاً الاحتفاظ بالسجلات التي تظهر كيفية احتسابك لمقدار ما هو شخصي من استخدامها.
سجلات نهاية السنة
احتفظ بسجلات نهاية السنة، ومن ضمنها:
- قوائم جميع الدائنين (الأشخاص الذي تدين لهم بالمال) أو المدينين (الأشخاص الذين يدينون لك بالمال)
- النفقات التي تتكبدها عند شراء أصول أو أسهم الأعمال التجارية، أو عند صيانتها أو إصلاحها أو بيعها.
يجب عليك الاحتفاظ بجداول لحساب انخفاض قيمة أصولك (وهي تدعى أيضاً "الأصول مندثرة القيمة")، وجداول الجرد وسجلات ضرائب الأرباح على رأس المال.
السجلات المصرفية
يمكن أن تشمل سجلاتك المصرفية أموراً مثل:
- قسائم الإيداع
- أعقاب الشيكات أو سجلات المدفوعات
- البيانات المصرفية وبيانات بطاقات الائتمان
- اتفاقيات القروض والإيجار.
يجب الاحتفاظ بنفقات عملك التجاري ونفقاتك الشخصية منفصلين، وذلك إذا كنت تمثّل شراكة أو شركة أو صندوق ائتمان.
وإذا كنت تاجراً منفرداً، فيمكن لحساب مصرفي منفصل خاص بالعمل التجاري، أن يسهّل إدارة سجلاتك.
السجلات الأخرى التي قد يتوجب عليك الاحتفاظ بها
وبحسب التزاماتك الضريبية، فقد ينبغي عليك أيضاً الاحتفاظ بسجلات أخرى. وبعض الأمثلة مدرجة أدناه.
سجلات ضريبة السلع والخدمات (GST)
إذا كنت مسجلاً لضريبة السلع والخدمات (GST)، فاحتفظ بجميع فواتير الضرائب من الموردين لديك، وهو الذي سيساعدك على المطالبة بأرصدة ضريبة GST. يجب عليك الاحتفاظ بأية وثيقة أخرى تسجل تعديلات أو قراراً أو حساباً تم إجراؤه لأغراض ضريبة GST.
ستقوم بالإبلاغ عن مبالغ ضريبة GST والمطالبة بأرصدة ضريبة GST عن المشتريات، وذلك على بيان نشاطك التجاري (BAS).
سجلات أرصدة ضريبة الوقود
للمطالبة بأرصدة ضريبة الوقود لعملك التجاري، فيجب على سجلاتك أن تظهر بأنك:
- قد حصلت على الوقود
- قد استخدمت الوقود في عملك التجاري
- قد قمت بتطبيق المعدل الصحيح عند احتساب مقدار ما يمكنك المطالبة به
- تقوم بتنفيذ أنشطة العمل التجاري المؤهلة لأرصدة ضريبة الوقود.
سجلات الموظفين والمتعاقدين
إذا كان لديك عمال، فيجب عليك الاحتفاظ بسجلات عن أيّ من التالي:
- إقرارات رقم الملف الضريبي (TFN)، ونماذج إقرارات الاستقطاعات
- الأجور والعلاوات، وغيرها من المدفوعات التي قدمتها لهم
- الضرائب التي استقطعتها من المدفوعات التي قدمتها لهم
- الإسهامات في ضمانة ادخارهم التقاعدي، وكيفية احتسابها
- الدليل على أنك قد عرضت على كلّ موظف مؤهل، خيارَ ادخارٍ تقاعدي ما
- المكاسب الإضافية غير النقدية التي قدمتها
- العقود.
سوف تتغير التزاماتك الضريبية والتزامات ادخارك التقاعدي بحسب ما إذا كان العامل لديك موظفاً أو متعاقداً. ومن المهم تحدد وتوثّق تصنيف العمال لديك بشكل صحيح، مع التأكد من التفاهم المتبادل.
أداة تقييم حفظ السجلات
لمعرفة أيّ سجلات ينبغي عليك الاحتفاظ بها لعملك التجاري، فبوسعك استخدام أداة تقييم حفظ السجلات.
طلب المشورة أو المساعدة
وكلاء الضرائب أو وكلاء BAS المسجلون
قد ترغب في الاستعانة بوكيل ضرائب أو وكيل BAS مسجل لمساعدتك في التزاماتك الضريبية. وإذا كان لديك وكيل ضرائب، فلا يزال يتوجب عليك تجهيز جميع سجلاتك لإعطائها لهم. فبهذه الطريقة، يمكنهم مساعدتك على المطالبة بجميع حسومات ضريبة العمل التجاري التي أنت مؤهل لها.
ومن المهم اختيار وكيل ضرائب أو وكيل BAS مسجل، لأن ذلك يعني بأنه مؤهل وخبير في الضرائب. ويمكن لوكيل ضرائب مسجل فقط استيفاء رسم منك بشكل قانوني.
وللتحقق من أن وكيلك مسجل، فبوسعك البحث في السجلExternal Link على الموقع الإلكتروني لمجلس ممتهني الضرائب، أو عبر الهاتف على الرقم 829 362 1300.
كيف يمكننا المساعدة
بوسعك الحصول على المساعدة منّا في أنظمة حفظ السجلات الخاصة بك، وذلك مجاناً. ويمكن لـ وفيديوهات أساسيات الضرائب للأعمال الصغيرة الخاصة بنا، مساعدتك على التعلم حول مجموعة من المواضيع المتعلقة بالضرائب والادخار التقاعدي، وتسهيل امتثالك لالتزاماتك.
كما وبوسعك الاتصال بنا هاتفياً على الرقم 66 28 13 بين الساعة الثامنة صباحاً والسادسة مساءً، من الإثنين إلى الجمعة.
وعوضاً عن ذلك، فبوسعك الحديث مع مرشدك المحترف للضرائب.
إذا لم تكن تتحدث اللغة الإنجليزية
لدى موقعنا الإلكتروني معلومات وفيديوهات بلغات أخرى لمساعدتك على فهم الضرائب والادخار التقاعدي في أستراليا. بوسعك:
- زيارة المحتوى على الإنترنت بـ لغات أخرى
- مشاهدة فيديوهات بلغات أخرىExternal Link على قناة atoTV
- الاتصال بخدمة الترجمة والترجمة الشفوية (TIS)External Link على الرقم 50 14 13 إذا لم تكن تتحدث اللغة الإنجليزية بشكل جيد وكنت بحاجة للمساعدة.
إذا كنت تعاني من ضعف في السمع أو الحديث
إذا كنت أصمّ أو تعاني من ضعف في السمع أو الحديث، فاتصل بنا عبر خدمة التواصل الوطنية للصم والبكم (NRS) على الأرقام المدرجة أدناه:
- مستخدمو الآلة المبرقة، اتصل هاتفياً على الرقم 77 36 13، واطلب رقم ATO الذي تحتاجه.
- مستخدمو خدمة المحادثة والاستماع (خدمة ترحيل الحديث)، اتصل هاتفياً على الرقم 727 555 1300، واطلب رقم ATO الذي تحتاجه.
- مستخدمو خدمة التواصل الوطنية عبر الانترنت، اتصل بنا عبر خدمة التواصل الوطنية للصم والبكم (NRS) على الموقع الإلكتروني relayservice.com.auExternal Link، ثم اطلب رقم ATO الذي تحتاجه.