小企业记录保存指南
了解关于小企业记录保存的基本概念。
本页信息
为什么要保存记录
法律规定，必须保存准确、完整的记录。保存记录对于企业经营者来说也是不可或缺，因为这样做能够让以下事务更轻松：
法律要求内容
法律规定，您的记录必须：
- 说明所有的交易
- 为书面形式（电子或纸本记录）
- 用英文或是便于翻译的形式记录
- 保留5年（某些记录可能需要保留更久）。
如果您未正确保留税务记录，可能会面临罚金或者必须完成记录保存课程（或两者都有）。
如何保存记录
您可以用电子形式或纸本形式保存发票、付款和其他业务交易记录。
用电子形式保存记录将有助您进行每日业务活动及履行税务和退休金义务。
通过使用合适的电子记录保存软件，您可以：
- 自动统计金额并提供现成报告
- 制作商品和服务税（GST）及所得税所需的发票、摘要和报告
- 了解最新的税率、税法和裁决
- 在网上向我们报告特定信息
- 节省实体储存空间
- 备份文件，因应淹水、火灾或盗窃等意外。
如果您计划聘用记账员或会计师，请向他们咨询什么样的系统最适合您，并选用一个您能够理解并轻松操作的系统。
您必须保存哪些企业记录
您必须保存记录，以帮助您准备业务活动报表（business activity statement，简称：BAS）和年度纳税申报表，及履行其他税务义务。请确保您保存以下记录。
收入和销售记录
请保存所有收入和销售交易记录，包括：
- 税务发票
- 收据簿
- 收款机单据
- 现金及电子销售记录。
支出或采购记录
请保存所有业务支出记录，包括现金采购记录。记录可包括：
- 收据
- 税务发票
- 支票簿收据
- 信用卡单据
- 小额现金支出记账本。
如果您为企业购买某物品但有时将其用于私人用途，您还需要保留记录，显示您如何计算出其中多少部分属于私人用途。
年终记录
请保存您的年终记录，包括：
- 债权人（你欠钱的人）或债务人（欠你钱的人）名单
- 您在采购、维护、修理和出售企业资产或股票时产生的支出。
您应该保留工作表单以计算资产的递减价值（也称为“折旧资产”）、盘点单和资本利得税纪录。
银行记录
您的银行记录可包括：
- 存款单
- 支票留存联或付款记录
- 银行及信用卡报表
- 贷款或租赁协议。
如果您是合伙企业、公司或信托机构，您的业务支出必须与个人支出分开。
如果您是个体户，独立的银行账户有助您更加便捷地管理记录。
您可能需要保存哪些其他记录
视您的税务义务而定，您可能还需要保存其他记录。以下是一些范例。
商品及服务税（GST）记录
如果您注册了GST，请保留供货商的所有税务发票，这将有助您申请GST抵免。你必须保留所有其他记录着GST相关调整、决定或计算的文件。
您需通过业务活动报表（BAS）申报GST金额并申请消费税抵免。
燃油税抵免记录
如要为企业申请燃油税抵免，记录须显示您：
- 本人购买了燃油
- 将燃油用于您的企业
- 计算可抵免金额时使用了正确费率
- 从事的业务活动有资格获得燃油税抵免。
雇员及合同工记录
如果您有员工，就必须保留以下记录：
- 税号（TFN）声明和预扣税申报表
- 您向员工支付的工资、津贴和其他款项
- 您从支付款项中扣除的税金
- 对员工退休金基金的支付记录以及计算方式
- 证明您给予了每位合资格员工选择退休金基金的机会
- 您提供的附加福利
- 合同。
您的税收和退休金义务将根据您的员工是雇员还是合同工而定。重要的是您需要正确确认并记录员工的分类，确保双方有共识。
记录保存评估工具
您可以使用记录保存评估工具，确认企业需要保存哪些纪录。
寻求建议或帮助
您的注册税务代理或业务活动报表（BAS）代理
您可能希望聘用注册税务代理或业务活动报表（BAS）代理来协助履行您的税务义务。如果您有税务代理，您还是需要准备好所有记录交给代理。这样一来，税务代理就能帮您申报您有权获得的所有营业税减免。
选择注册税务或BAS代理很重要，因为这代表他们具有资格，并且在税务处理方面有经验。只有注册代理人才能合法地向您收取费用。
如要检查您的代理人是否已经注册，您可以在税务从业者委员会（Tax Practitioners Board）网站上搜寻登记册External Link，或是致电1300 362 829。
我们提供哪些帮助
您可以免费向我们获得有关记录保存系统的帮助。我们的小企业网络研讨会及小企业税务基础知识视频可以帮助您学习众多税务和退休金主题内容，让您更轻松地履行自己的义务。
您亦可于周一至周五上午8:00至下午6:00间致电13 28 66联络我们。
或者您也可以咨询专业税务顾问。
如果您不会英语
我们的网站有其他语言版本的信息和视频，可帮助您了解澳洲税制和退休金。您可以：
若您有听力或言语障碍
若您失聪、有听力或言语障碍，请通过全国中继服务（NRS）联络我们，电话号码如下：
Understand basic concepts about record keeping for your small business - Chinese Simplified.