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小企業紀錄保存指南

Last updated 24 July 2023

了解關於小企業紀錄保存的基本概念。

本頁資訊

為什麼要保存紀錄

法律規定,必須保存準確、完整的紀錄。保存紀錄對於企業經營者來說也是不可或缺,因為這樣做能夠讓以下事務更輕鬆:

  • 管理現金流
  • 履行稅務義務
  • 了解您的企業經營情形。

法律要求內容

法律規定,您的紀錄必須:

  • 說明所有的交易
  • 為書面形式(電子或紙本紀錄)
  • 用英文或是便於翻譯的形式紀錄
  • 保留5年(某些紀錄可能需要保留更久)。

如果您未正確保留稅務紀錄,可能會面臨罰金或者必須完成紀錄保存課程(或兩者都有)。

如何保存紀錄

您可以用電子形式或紙本形式保存發票、付款和其他業務交易紀錄。

用電子形式保存紀錄將有助您進行每日業務活動及履行稅務和退休金義務。

透過使用合適的電子紀錄保存軟體,您可以:

  • 自動統計金額並提供現成報告
  • 製作商品和服務稅(GST)及所得稅所需的發票、摘要和報告
  • 了解最新的稅率、稅法和裁決
  • 在網上向我們報告特定資訊
  • 節省實體儲存空間
  • 備份檔案,因應淹水、火災或盜竊等意外。

如果您計劃聘用記帳員或會計師,請向他們咨詢什麼樣的系統最適合您,並選用一個您能夠理解並輕鬆操作的系統。

您必須保存哪些企業紀錄

您必須保存紀錄,以幫助您準備業務活動報表(business activity statement,簡稱:BAS)和年度納稅申報表,及履行其他稅務義務。請確保您保存以下紀錄。

收入和銷售紀錄

請保存所有收入和銷售交易紀錄,包括:

  • 稅務發票
  • 收據簿
  • 收銀機單據
  • 現金及電子銷售紀錄。

支出或採購紀錄

請保存所有業務支出紀錄,包括現金採購紀錄。紀錄可包括:

  • 收據
  • 稅務發票
  • 支票簿收據
  • 信用卡單據
  • 小額現金支出記帳本。

如果您為企業購買某物品但有時將其用於私人用途,您還需要保留紀錄,顯示您如何計算出其中多少部分屬於私人用途。

年終紀錄

請保存您的年終紀錄,包括:

  • 債權人(你欠錢的人)或債務人(欠你錢的人)名單
  • 您在採購、維護、修理和出售企業資產或股票時產生的支出。

您應該保留工作表單以計算資產的遞減價值(也稱為「折舊資產」)、盤點單和資本利得稅紀錄。

銀行紀錄

您的銀行紀錄可包括:

  • 存款單
  • 支票留存聯或付款紀錄
  • 銀行及信用卡報表
  • 貸款或租賃協議。

如果您是合夥企業、公司或信託機構,您的業務支出必須與個人支出分開。

如果您是個體戶,獨立的銀行帳戶有助您更加便捷地管理紀錄。

您可能需要保存哪些其他紀錄

視您的稅務義務而定,您可能還需要保存其他紀錄。以下是一些範例。

商品及服務稅(GST)紀錄

如果您註冊了GST,請保留供應商的所有稅務發票,這將有助您申請GST抵免。你必須保留所有其他紀錄著GST相關調整、決定或計算的文件。

您需透過業務活動報表(BAS)申報GST金額並申請消費稅抵免。

燃油稅抵免紀錄

如要為企業申請燃油稅抵免,紀錄須顯示您:

  • 本人購買了燃油
  • 將燃油用於您的企業
  • 計算可抵免金額時使用了正確費率
  • 從事的業務活動有資格獲得燃油稅抵免。

僱員及合同工紀錄

如果您有員工,就必須保留以下紀錄:

  • 稅號(TFN)聲明和預扣稅申報表
  • 您向員工支付的工資、津貼和其他款項
  • 您從支付款項中扣除的稅金
  • 對員工退休金基金的支付紀錄以及計算方式
  • 證明您給予了每位合資格員工選擇退休金基金的機會
  • 您提供的附加福利
  • 合同。

您的稅收和退休金義務將根據您的員工是僱員還是合同工而定。重要的是您需要正確確認並記錄員工的分類,確保雙方有共識。

紀錄保存評估工具

您可以使用紀錄保存評估工具,確認企業需要保存哪些紀錄。

尋求建議或幫助

您的註冊稅務代理或業務活動報表(BAS)代理

您可能希望聘用註冊稅務代理或業務活動報表(BAS)代理來協助履行您的稅務義務。如果您有稅務代理,您還是需要準備好所有紀錄交給代理。這樣一來,稅務代理就能幫您申報您有權獲得的所有營業稅減免。

選擇註冊稅務或BAS代理很重要,因為這代表他們具有資格,並且在稅務處理方面有經驗。只有註冊代理人才能合法地向您收取費用。

如要檢查您的代理人是否已經註冊,您可以在稅務從業者委員會(Tax Practitioners Board)網站上搜尋登記冊External Link,或是致電1300 362 829

我們提供哪些幫助

您可以免費向我們獲得有關紀錄保存系統的幫助。我們的小企業網路研討會小企業稅務基礎知識影片可以幫助您學習眾多稅務和退休金主題內容,讓您更輕鬆地履行自己的義務。

您亦可於週一至週五上午8:00至下午6:00間致電13 28 66聯絡我們。

或者您也可以諮詢專業稅務顧問。

如果您不會英語

我們的網站有其他語言版本的資訊和影片,可幫助您了解澳洲稅制和退休金。您可以:

若您有聽力或言語障礙

若您失聰、有聽力或言語障礙,請透過全國中繼服務(NRS)聯絡我們,電話號碼如下:

  • TTY使用者,請致電13 36 77並要求您需要的ATO號碼。
  • 自動問答系統(語音續傳)使用者,請撥打1300 555 727並要求您需要的ATO號碼。
  • 網路續傳使用者,請透過www.relayservice.com.auExternal Link網站要求您需要的ATO號碼。

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